Upplýsingatækni/Að nota mail merge í Word

Mail merge í word

Með mail merge er hægt að spara sér heilmikila vinnu þegar þarf að búa til áletranir (nafn,heimilsfang) á umslög eða þegar á að senda út sömu grunnskilaboð/bréf til margar aðila en þó með mismunandi upplýsingu svo sem að bréfið/tölvupósturinn sé stílaður að viðkomandi með nafni.

Til þess að þetta sé hægt er búinn til gagnaskrá í excel eða örðum forritum sem inniheldur þær upplýsingar sem eiga að komast til skila svo sem nafn, heimilisfang, fjöldi frídaga eða það sem á við.

Byrjað er á því að skrifa bréfið og eða skilaboðin sem á að senda út, þar sem upplýsingarnar úr gagnaskránni eiga að koma er skilinn eftir eyða en þar setjum við kóða sem sækir upplýsinga úr gagnaskránni.
Hér fyrir neðan eru grunnleiðbeiningar hvernig upplýsingarnar (kóðinn) eru settar inn í eyðurnar.

Þetta eru skrefin sem þarf að taka.

1. Farið í mailings -> Start mail merge -> e-mail messages

2. Mailings - > select recipients -> use existing list eða búa til lista - > gangaskráinn (t.d. excel skjal) fundinn - > síðan (sheet) í skjalinu valin

3. Hægt er að stjórna hvaða viðtakendur eiga að fá bréfið / mailið með því að fara í Edit Recipient List og haka við þá sem bréfið/ mailið á við

4. Setja skal bendilinn í það bil sem upplýsingar eiga að fara og velja Insert merge field -> liðinn sem við á t.d. F3 stendur fyrir dálk C í excel, þetta er gert alls staðar sem á að sækja upplýsingar.

5. Til að sjá hvernig bréfið raunverulega lítur út með þeim upplýsingum sem eiga að birtast er farið í Preview results þá birtist bréfið / mailið með öllu upplýsingum, hægt er svo að fletta á milli bréfa með því að smella á örvarnar sem eru hægra megin upp.