Að setja sér markmið

<- Aftur í efnisyfirlit fyrir Wikibækur kennaranema

höfundur: Ásmundur Richardsson

Tíminn og markmið

Tíminn er merkilegt fyrirbæri. Við höfum öll jafn mikið af honum – 24 klukkustundir á dag, 7 daga í viku – ekki minna og ekki meira. Við höfum öll of mikið að gera. Við höfum öll mismunandi skilgreiningar á hugtakinu tími.

Hvað er tími?

Ferð lífsins, málverk eftir Cole Thomas 1842

Samkvæmt stjórnunarfræðingnum Peter Drucker er tíminn sá sjóður sem mestur skortur er á. Benjamin Franklin aftur á móti sagði að tími væri peningar. Tíminn er þó miklu meira virði en peningar, því við getum alltaf aflað meiri peninga, en við getum ekki endurlifað lífinu. Fyrir suma er tíminn drifkraftur, endalaus, lúxus, mesta auðlindin. Aðrir upplifa hann sem streitu, takmarkaðan, hamlandi og sóun.

Flestir kvarta þó undan tímaleysi, við virðumst aldrei hafa nógan tíma til að gera allt sem við ætlum okkur og ljúka við það sem skiptir okkur mestu máli. Við tökum endalaust að okkur verkefni og förum svo heim í lok vinnudags með þá tilfinningu að við höfum ekki náð að gera neitt. Við látum stjórnast af áreitum í kringum okkur og erum allan daginn í viðbragðsstöðu í stað þess að einblína á það sem skiptir raunverulega máli. Lifum við lífi okkar í samræmi við okkar innri gildi? Sinnum við þeim þáttum sem okkur finnst raunverulega mikilvægir?

Að hafa markmið skiptir öllu

„Markmið eru eldsneytið í ofni afrekanna“ en manneskja án markmiða er eins og skip án stýris, sem siglir stefnulaust í sífelldri hættu um skipbrot. Manneskja með markmið er eins og skip sem stjórnað er af skipstjóra. Það er búið stýri, áttvita, korti og siglt er af einbeitingu í örugga höfn. Þeir sem læra að setja sér markmið og vinna eftir þeim geta afkastað meiru á einu til tveimur árum en margir gera á heilli ævi.

Aðspurður um sameiginleg einkenni einstaklinga sem hafa náð árangri, segir hinn þekkti fyrirlesari Brian Tracy, að samnefnarinn sé sá að þeir setja sér markmið til lengri og skemmri tíma: Tímasett, skrifleg og raunhæf markmið eru drifkraftur þeirra sem ná árangri segir Tracy og bendir hann sínu máli til stuðnings á íþróttamenn og hermenn sem ávallt eru með sín markmið á hreinu; að vera betri en andstæðingurinn.

Að horfa einbeittur fram á við

Tímastjórnun fjallar um það hvernig maður nýti tímann sem best og hvernig samstarfsmenn nýta minn tíma þannig að vinnan skili sem bestum árangri. Árangur fyrirtækja og einstaklinga hlýtur að mælast með hliðsjón af þeim markmiðum sem einstaklingurinn og fyrirtækin hafa sett sér. Aðeins með markmiðin á hreinu getur maður metið hvaða málefni og verkefni eiga að hafa forgang í lífinu, í dag, á morgun og í framtíðinni. Markmiðin virka þannig eins og stækkunargler sem er beint í ljósgeisla, ljósið þjappast saman í einn mjóan geisla sem getur hæglega brennt gat á efnið sem honum er beint á. Markmiðin gera það að verkum að „fókuserað“ er á mikilvægustu málin af slíku afli að ekkert annað kemst að eða getur truflað markviss vinnubrögð.

Meirihlutinn hjálpar minnihlutanum

Meginspurning tímastjórnunar er: Hvað geri ég næst?

Þessi spurning, sem kemur upp oft á dag, hlýtur að kalla á markmið og tilgang. Kjarninn í tímastjórnun er forgangsröðun verkefna og að alltaf sé unnið að mikilvægustu verkefnunum á hverjum tíma. Þessi verkefni taka sem fyrr segir mið af þeim markmiðum sem hver einstaklingur hefur sett sér auk þeirra markmiða sem fyrirtækið eða stofnunin, sem hann vinnur hjá, hefur.

Könnun, sem gerð var seint á síðustu öld sýndi að aðeins um 5% Bandaríkjamanna hafa sett sér markmið og skrifað þau á blað. Mun fleiri hafa sett sér markmið en láta sér nægja að hafa þau í höfðinu og setja sér engan mælikvarða varðandi árangur. Slík markmið eru bara venjulegir draumar og óskir. Sagt er að hin 95% séu að hjálpa þessum 5% að ná markmiðum sínum. Í hvorum hópnum ert þú?

Fyrirtæki

Markmiðasetning í fyrirtækjum og stofnunum er oft flókið ferli sem tekur allt að einu ári í vinnslu. Hún krefst ítarlegrar upplýsingasöfnunar um stöðu fyrirtækisins, samkeppninnar, markaðarins, vöruþróun, þekkingar og margra fleiri atriða. Síðan tekur mismunandi stór hópur starfsmanna og ráðgjafa við og móta stefnuna til næstu ára, hlutverk fyrirtækisins er skilgreint og meginmarkmið. Stefnumarkandi áherslur eru settar á blað og taka þær oftar en ekki til markaðsmála, starfsmannamála, umhverfismála, fjármála, öryggismála og upplýsingamála svo nokkur atriði séu nefnd. Að lokum tekur við kynning stefnunnar meðal starfsmanna og eigenda.

Einstaklingar

Markmiðasetning einstaklinga er oftast einfaldara ferli og tekur mun minni tíma. Sérstaklega má nefna það algenga vandamál þegar líkamlegt ástand er ekki eins og það gæti verið best og flestir kannast við. Samt er samlíking við stefnumótun fyrirtækja augljós.

„Þegar við töpum okkar markmiðum úr augsýn tvöfaldast erfiði okkar,“ sagði Mark Twain.

Þarfir og markmið eru nátengd. Samkvæmt þarfapíramídi Maslows eru þarfirnar fyrir fæðu, klæði og húsaskjól neðst í píramídanum. Þar næst koma öryggisþarfir. Síðan koma félagslegar þarfir og þörfin fyrir vináttu og kærleik. Því næst viðurkenningarþarfir og þörfin fyrir ábyrgð, árangur og afrek. Efst í píramídanum er sköpunarþörfin og þörfin til að láta eitthvað gott af sér leiða.

Fyrir 2.500 árum sagði Búdda að meginskylda mannsins væri að forðast þjáningar. „Allt, sem við gerum, tengist leitinni að ánægju,“ sagði Henri Laborit, franskur líffræðingur sem rannsakaði uppbyggingu heilans.

Innst inni hljóta markmið okkar að vera tengd þessum þörfum og því sem veitir okkur ánægju. Þrátt fyrir það eru ótrúlega margir sem sigla áfram í lífinu eins og seglskip sem lætur hvaða vind góðan heita. Öllum á að vera kunnugt um þá einföldu staðreynd að skip án heimahafnar getur notað hvaða vind sem er. Sagt hefur verið að það skipti ekki máli hve hratt þú hlaupir ef þú veist ekki í hvaða átt þú átt að hlaupa!

Flest lifum við fyrir einn dag í einu og fljótum með straumnum eða látum stjórnast af þrýstingi frá öðrum. En velferð og árangur nást eingöngu með því að setja sér markmið nema um heppni eða tilviljun sé að ræða. Ef til vill er skýringarinnar að leita í skólakerfinu en þar hefur kannski verið lögð of lítil áhersla á fræðslu um setningu markmiða og gerð verkefnaáætlana.

Skrifleg og tímasett

Markmið virka hvetjandi á þann sem setur þau. Þau endurspegla gildismat og áherslur þess sem setur markmiðin. Þau lýsa þeirri framtíð sem við viljum að verði að veruleika hjá okkur. Þau verða samtímis drifkraftur og mælistika hins daglega lífs og verkefna.Ósjálfrátt miðast öll dagleg vinna við markmiðin, val og forgangsröðun verkefna tekur mið af þeim og þau virka sem leiðarljós eða áttaviti við vinnu og í einkalífi.

Lífsgildin endast vel

Með markmið þín að leiðarljósi ferð þú að spyrja þig daglega hvort verkefnið, sem þú ert að vinna við, færi þig nær markmiðum þínum. En markmiðin þín verða að vera skrifleg. Það er ekki nóg að þau séu á sveimi í huganum innan um dagleg verkefni og vandamál. Þannig markmið eru aðeins draumar og óskir sem sjaldan verða að veruleika. Markmið þarf að endurskoða reglulega með tilliti til gildismats og lífsskoðunar. Meta þarf hvort þeim hafi verið náð og hvort laga þurfi þau að breyttum aðstæðum.

Herbert Von Karajan, hinn þekkti hljómsveitarstjóri, sagði eitt sinn: „Sá, sem hefur náð öllum sínum markmiðum, hlýtur að hafa sett þau of lágt.“

Gefðu þér góðan tíma til að skrifa niður markmiðin þín. Spyrðu sjálfan þig hverjar þarfir þínar séu, óskir þínar, áhugamál og forgangsverkefni. Skrifaðu þetta á venjulegu íslensku máli, án flókinna setninga eða orða. Spyrðu sjálfan þig hverjir séu veikleikar þínir og styrkur í starfi og einkalífi. Þú metur stöðu þína, umhverfi þitt, sérþekkingu þína og eiginleika. Síðan skaltu setja á blað hver þú vilt að staða þín verði eftir til dæmis tvö ár, fimm ár og eftir tíu ár. Hvað viltu gera, hvernig viltu þróast, hvar viltu vera, hver viltu vera? Hvaða óskir hefur þú varðandi heilsu þína, fjölskyldu, maka og börn, fjárhag, áhugamál, góðgerðarmál, félagsstarf, trúarlíf og þekkingu?

Markmiðin geta verið ýmist langtímamarkmið til allt að fimm eða tíu ára eða skammtímamarkmið fyrir næstu 12 til 18 mánuði. Þau geta verið annars vegar markmið í einkalífi og hins vegar markmið í starfi. Líttu á markmiðin þín sem áttavitann þinn sem segir þér daglega hvaða verkefni og samskipti eru mikilvægust hjá þér. Það er erfitt fyrir flest okkar að setja þessi markmið á blað, láttu nú verða af því gerðu það strax.

SMART markmið

Markmiðin verða að vera sjáanleg og þú verður að minna þig á þau reglulega. „Out of sight, out of mind,“ segir málshátturinn og minnir okkur m.a. á það að hafa markmiðin við höndina, í dagbókinni eða í tölvunni. Hafðu það í huga hvað það er auðvelt litlum börnum að svara spurningunni: „Hvað ætlar þú að verða þegar þú ert orðinn stór?“ þetta ætti því að vera leikur einn fyrir þig! Þekktur leiðarvísir við setningu markmiða er SMART reglan en hún segir að öll markmið verði að vera:

S = Skýr: mikilvæg, læsileg og skiljanleg.

M = Mælanleg: þú verður að vita hvenær þú hefur náð þeim.

A = Alvöru: þú verður að geta náð þeim.

R = Raunhæf: það má ekki taka of langan tíma að ná þeim.

T = Tímasett: settu lokatíma á markmiðin.

Með markmiðin í höndunum er næsta skref að setja á blað hvaða verkefni færa þig í átt að markmiðunum þínum. Þau geta fjallað um það að afla nýrrar þekkingar, efla persónulega eiginleika eða breyta ákveðnum venjum. Þau geta til dæmis fjallað um það hvernig þú vilt bæta heilsu þína, sýna meiri ákveðni, þjóna viðskiptavinum þínum betur, bæta fjárhag þinn, verja meiri tíma með börnum þínum eða maka, auka samskipti við ákveðnar persónur eða bæta tímastjórnunina!

Þegar þú hefur skrifað verkefnalistann muntu meðal annars uppgötva það að þegar þú kemur á vinnustaðinn þinn byrjar þú ekki lengur að vinna við það verkefni sem er efst í bunkanum eða kemur fyrst til þín heldur það verkefni sem færir þig nær markmiðum þínum. Þú byrjar að forgangsraða samskiptum, heimsóknum, viðskiptavinum og birgjum. Almennt má segja að með markmiðin sem leiðarljós, og með því að kenna samstarfsmönnum þínum að gera slíkt hið sama, verður starfið auðveldara og klárast betur en áður á eðlilegum vinnutíma. Þannig næst um leið eitt af algengustu persónulegu markmiðunum: að verja meiri tíma með fjölskyldunni og við þau áhugamál sem eru hverjum og einum kærkomnust.

	tíminn væri peningar
	tími og orka væri það sama
	nauðsynlegt væri að gera framtíðarplön
	að tíminn væri sá sjóður sem mesti skortur væri á

	að mæla nákvæmlega hvað allt tekur langan tíma
	að setja upp klukkur sem víðast
	að nota tölvutækni við sjálfvirka skráningu á tíma
	að nýta tímann sem best

	sett sér markmið og skrifað þau á blað
	skráð niður hvað langan tíma tók að ferðast í vinnu
	haldið tímadagbók yfir líf sitt
	þjáðust af frestunaráráttu

	sköpunarþörf
	þörfin til að ráða tíma sínum
	þörfin fyrir kærleika
	kynlífsþörf